Sistema informático para la optimización de la gestión documentaria en la dirección de responsabilidad social - UNAP – 2024

Abstract

The Social Responsibility Department (DRS) of the National University of the Peruvian Amazon needs to improve its document management by implementing an IT system that improves document recording, the preparation of reliable reports, and reduces the time associated with these processes. This study aims to evaluate the impact of the IT system on the document management of the National University of the Peruvian Amazon DRS 2024, analyzing its effect on document recording, the generation of reliable reports, and execution times. The research has a quantitative and applied approach, with a longitudinal trend design. Techniques such as observation, document analysis, and observation sheets were employed. For statistical analysis, SPSS version 27 was used, applying the Chi-square test for homogeneity for categorical variables (document recording and preparation of reliable reports) and the Mann-Whitney U test for quantitative variables (recording times and generation of reliable reports), with a significance level of 5%. The results show a significant improvement: document registration increased from 44% to 100%, reliable report generation increased from 9.1% to 100%, and execution times were reduced. It is concluded that the implementation of the IT system optimizes document management at the DRS National University of the Peruvian Amazon 2024.

La Dirección de Responsabilidad Social (DRS) de la Universidad Nacional de la Amazonía Peruana necesita mejorar su gestión documentaria mediante la implementación de un sistema informático que mejore el registro documentario, la elaboración de reportes confiables y reduzca los tiempos asociados a estos procesos. Este estudio tiene como objetivo evaluar el impacto del sistema informático en la gestión documentaria de la DRS Universidad Nacional de la Amazonía Peruana 2024, analizando su efecto en el registro documentario, la generación de reportes confiables y los tiempos de ejecución. La investigación es de enfoque cuantitativo y aplicado, con un diseño de tendencia longitudinal. Se emplearon técnicas como la observación y el análisis documental, y como instrumento de recolección fichas de observación. Para el análisis estadístico, se utilizó SPSS versión 27, aplicando la prueba Chi cuadrado de homogeneidad para variables categóricas (registro documentario y elaboración de reportes confiables) y la prueba U de Mann Whitney para variables cuantitativas (tiempos de registro y generación de reportes confiables), con un nivel de significancia del 5%. Los resultados muestran una mejora significativa: el registro documentario aumentó del 44% al 100%, la generación de reportes confiables pasó del 9.1% al 100%, y se redujeron los tiempos de ejecución. Se concluye que la implementación del sistema informático optimiza la gestión documentaria en la DRS Universidad Nacional de la Amazonía Peruana 2024.